Как повысить эффективность сотрудников и компании в целом с помощью ERP-системы (ч. 1): приводим в порядок данные

Моя предыдущая статья о том, как корпоративные ERP-системы делают сотрудников неэффективными, оказалась неоднозначной и мнения читателей разделились — это ожидаемо.

В этой публикации я затрону одну их ключевых составляющих эффективной ERP-системы, и любой информационной системы в принципе — это данные: корректность и достоверность.

Какие данные в информационной системе можно считать корректными и достоверными, а какие — нет?

Сам факт наличия в системе данных еще ни о чем не говорит: в лучшем случае, они отражают действительность, в худшем — это «мусор», с которым работают пользователи и тратят огромное количество времени и усилий, чтобы в них разобраться. Еще хуже, когда на основании недостоверных данных принимаются управленческие решения: ценность таких решений ничтожно мала.

Далее я приведу простые примеры корректных и некорректных, достоверных и недостоверных данных в ERP-системе.

Пример корректных и некорректных данных в ERP-системе

Когда в системе данные некорректные, с ними не могут эффективно работать не только алгоритмы, но пользователи. Технически данные есть, и они хранятся в системе, но фактически они ничего не отражают.

Для того, чтобы сотруднику понять какие именно болты хранятся на складе ему нужно либо поднимать приходные накладные от поставщика, либо уточнять у кладовщика.

Кроме того, пользователи тратят огромное количество времени на поиск той или иной информации в системе. Это крайне не продуктивно и неэффективно.

Что такое эффективность?

Эффективность — это соотношение между затраченными ресурсами и полученным результатом.

Чем больше ресурсов сотрудник затрачивает на получение результата, тем менее эффективен он становится.

Какие данные считать достоверными, а какие недостоверными?

Программист скажет:

«Недостоверные данные это не моя проблема, я за это не отвечаю. Я разработал структуру таблиц базы данных и алгоритмы по обработке данных, которые хранятся в системе. Я не могу следить за тем, какие данные вносят в систему пользователи».

В таком случае, ответственность за достоверность данных в информационной системе лежит на пользователях. Это опасный путь, так как сотрудники часто действуют в своих (иногда корыстных) интересах.

Что такое достоверные данные?

Достоверные данные — это данные, полученные от первоисточника и имеют максимальную степень соответствия 100%.

Когда данные попадают в ERP-систему через промежуточное звено (например, их вручную заносит пользователь), они могут искажаться или в них могут содержаться ошибки (опечатки).

В таком случае, степень соответствия данных первоисточнику будет постоянно снижаться и стремиться к 0%.

Пример, когда одни и те же данные в ERP-системе являются достоверными и недостоверными
Пример, когда одни и те же данные в ERP-системе являются достоверными и недостоверными

Достоверность данных о статусе заказа подтверждается фактически отраженной в ERP-системе хозяйственной операцией.

Здесь же возникает вопрос достоверности ввода документа отгрузки, достоверности фактической отгрузки продукции или товара со склада, достоверности отгрузки товара или продукции в соответствии со спецификацией заказа и т.д. На каждом этапе необходимо повышать степень достоверности данных до желаемых 100%.

Еще одна проблема данных — их разрозненность: часть данных хранится в ERP-системе, часть данных в других информационных системах или «головах» сотрудников.

Я не призываю к тому, чтобы все данные изначально хранить только в ERP-системе, чтобы пользователь работал с одним интерфейсом. Интерфейсы пользователя могут разные. Важнее эти данные аккумулировать в ERP-системе, чтобы иметь возможность централизованно управлять бизнес-процессами (подробнее во второй части).

Простые способы исправления исторических данных в ERP-системе

Чтобы ERP-система стала рабочим инструментом для пользователей, а не еще одним местом хранения некорректных и, зачастую недостоверных данных, необходимо:

  1. Привести в порядок данные и «обогатить» их.

  2. Реализовать однократный ввод одних и тех же данных.

  3. Объединить данные для хранения в одном месте (подробнее во второй части).

Приведу несколько простых способов исправления накопленных в информационной системе данных.

Исправлению подлежат в основном справочные данные, которые копились в информационной системе годами: номенклатура, контрагенты (клиенты, поставщики), контактные лица клиентов и поставщиков и т.д.

По своему опыту не рекомендую обрабатывать данные вручную с привлечением сотрудников. Причин несколько:

  1. Это долго и займет у сотрудников много времени.

  2. При исправлении одних ошибок будут допущены другие.

  3. Сотрудники подойдут к процессу исправления ошибок формально.

  4. Достоверность таких данных будет оставаться под большим вопросом.

Намного эффективнее это сделать с помощью написания небольших программ и автоматической обработки исторических данных в ERP-системе.

Выше я уже упомянал, что в информационной системе должны храниться корректные данные — в первую очередь, с ними работают пользователи.

Для чего еще может понадобиться исправление номенклатуры?

Когда вы задумаваетесь о роботизации бизнес-процессов (подробнее во второй части), то вам просто необходимо привести их в порядок. Очень часто вашей ERP-системе придется обмениваться данными с другими информационными системами, которые предъявляют определенные требования к корректности данных.

Примером такого обмена для справочника номенклатуры могут быть электронные торговые площадки, куда вы будете выгружать свой справочник из ERP-системы для размещения запросов коммерческих предложений (пример такой площадки — B2B Center).

Если с простыми алгоритмами исправления наименований (лишние кавычки и пробелы, замена недопустимых символов, исключение сочетания латинских и кириллических укв в одном слове) программист может справиться довольно быстро, то для исправления орфографических ошибок в наименованиях скорее всего потребуется использовать готовый сервис, например Яндекс.Спеллер с открытым API.

Еще один эффективный способ привдения в порядок номенклатуры — архивирование «устаревших» позиций справочника, у которых нет остатков и движений длительное время. Вероятнее всего такая номенклатеру уже потеряла актуальность и ее можно безболезненно архивировать (даже без исправления ошибок в наименованиях).

Несколько способов «обогащения» накопленных данных в ERP-системе

Зачастую возникают ситуации, когда необходимо расширить наборы хранения данных для получения аналитики, и далеко не всегда такие данные нужно искать «на стороне» или привлекать сотрудников для их наполнения вручную.

Классический пример: заполнение «портрета» клиента в информационной системе для дальнейшей сегментации.

Классические решения:

  • Разработать анкету и разослать клиентам для заполнения, а затем обработать анкеты и заполнить данные в карточках клиентов.

  • Поставить задачу менеджерам по продажам обзвонить всех клиентов, запросить необходимую информацию и вручную заполнить карточки клиентов в системе.

Одним из наиболее простых и эффективных способов «обогащения» данных в информационной системе является их «извлечение» из данных прошлых периодов: обработать и заполнить данные автоматически по документам отгрузки за последние 1-2 года.

В результате можно быстро получить довольно подробный «портрет» клиента, основанный на фактических данных в информационной системе.

Понятно, что часть данных скорее всего придется дозаполнить вручную с помощью сотрудников (например, узнать общее годовое потребление довольно проблематично и эту информацию можно лишь попытаться выяснить у клиента напрямую). В данном случае, это будет целесообразно и обосновано.

Наиболее эффективный подход при «обогащении» данных в ERP-системе вручную — это включение в KPI сотрудников отдельного показателя, например:

— заполненность и поддержание в актуальном состоянии контактной информации клиентов или поставщиков (мобильный телефон, email).

Очень важно «научить» ERP-систему объективно оценивать KPI сотрудников. Система должна полагаться только на достоверные данные (факты):

  • мобильный телефон контакта достоверный, когда сотрудник соверщает звонки или получает звонки на свой телефон с мобильного номера клиента.

  • email контакта достоверный, когда сотрудник пишет письма и получает их на свой email с адреса электронной почты клиента.

Чтобы ERP могла объективно оценивать факты звонков и писем с клиентами:

  1. Система должна быть интегрирована с АТС (ВАТС) и почтовым сервером компании.

  2. Сотрудники должны пользоваться корпоративной связью (мобильной или стационарными телефонами) и корпоративной почтой.

  3. У контактных лиц клиентов в справочнике должны быть указаны актуальные мобильные телефоны и email.

Подробнее об интеграциях я рассказывал ранее в публикации Цифровая трансформация завода (ч. 1): CRM для ERP.

Этот отчет из ERP-системы наглядно демонстрирует, какие показатели KPI сотрудников объективно оцениваются по фактам свершившихся событий: звонки и письма между менеджером и клиентами. Это достоверные данные.

Когда система самостоятельно оценивает KPI сотрудников, исключаются межличностные конфликты между сотрудником и непосредственным руководителем, когда заканчивается месяц и приходит время начислять премию KPI.

В следующей публикации я расскажу о том, как выстраивание в ERP-системе бизнес-процессов повышает эффективность сотрудников и компании в целом.

Источник 📢