Как мы создали калькулятор для планирования трудозатрат в условиях неизвестности

Ведущий бизнес-аналитик отдела кассового обслуживания управления анализа и проектирования департамента производства казначейских решений ГК «ОТР» Ирина Метелева рассказала о разработке калькулятора, который помогает планировать трудозатраты в условиях неизвестности. Это одна из наиболее сложных задач для новичков, но и она элегантно автоматизируется при должном подходе.

Планирование трудозатрат — важнейший шаг при начале работ над любым проектом. Оно помогает понять сроки выполнения задач, количество необходимых специалистов и бюджет на работы. Однако, для начинающих бизнес-аналитиков просьба подсчитать трудозатраты становится аналогом заклинания «Остолбеней» из историй про Гарри Поттера. В голове возникает вопрос: как правильно посчитать трудозатраты команды и каждого отдельного специалиста, не пропустив важные этапы работ?

Сложность подсчёта трудозатрат заключается в отсутствии или в неполной начальной информации для работы. Кроме того, накладываются такие факторы, как отсутствие опыта в решении подобных задач и субъективная экспертная оценка трудозатрат, когда полученные значения по одному и тому же набору задач могут существенно отличаться у двух экспертов. Трудностью становится наличие скрытых работ, например, доработки программных методов, алгоритмов и механизмов. Казалось бы, правильной идеей было пойти погуглить, как считают трудозатраты в аналогичных компаниях. Но, как правило, подобная информация закрыта, да и универсальных методов оценки трудозатрат, которые бы позволяли учесть всю специфику разработки наших проектов, до сих пор не существует.

Начинающий бизнес-аналитик, собрав волю в кулак, начинает делать так, как ему кажется правильным. Конечно, он промахивается в показателях трудозатрат, что выливается в снижение фактической рентабельности проекта, срыв сроков, ухудшение репутации компании.

Съедаем слона по кусочкам

Для определения трудозатрат по проекту необходимо его разделить на отдельные информационные объекты. Они представляют собой совокупность взаимосвязанных реквизитов, представляющие качественные и количественные характеристики предметной области. Например, информационным объектом могут быть различные документы, справочники и так далее.

Далее, создаётся и структурируется реестр информационных объектов, в котором указываются как сами объекты, так и связи между ними. Очень важно декомпозировать процессы в проекте на единичные информационные объекты, требующие создания или развития. Это позволит определить объекты разработки, в которые войдут письменные, печатные и списковые формы, контроль заполнения реквизитов, файловый и сервисный информационные потоки, алгоритм и так далее.

Формирование оценки трудозатрат

В ОТР для каждого уровня сложности объекта разработки уже есть тариф в человеко-часах. Поэтому можно определить объём базисного состава работ по созданию информационного объекта. В нём будут учитываться:

  • Трудозатраты БА (бизнес-аналитики), в том числе на: проектирование ППО, проектирование ТФО, проведение презентаций, авторскую приемку, различные консультации, согласование документов и так далее.

  • Трудозатраты ПР (прикладной разработки), в том числе на: реализацию/модификацию, тестирование результатов разработки, передачу изменений в сборку.

  • Трудозатраты TE (тестирование), в том числе на: функциональное тестирование, подготовку методик тестирования, разработку тест-кейсов.

Возникает логичный вопрос — откуда вы знаете тарифы исходя из разных работ? Всё очень просто. В любой компании есть тайм-трекер, в котором уже собрана статистика по времени выполнения той или иной задачи. Мы, например, пользуемся Jira. Выгрузка и анализ статистики позволяет получить полный перечень работ, статистику по ним или аналогичным работам, пониманием сложности и критериев, которые могут увеличить или уменьшить статистические данные.

Важно помнить, что есть объекты разработки, которые сложно выявить сразу — новые алгоритмы, методы или механизмы, которые всплывут впоследствии. Но их тоже можно учитывать.

Для вычисления трудозатрат, которые изначально сложно выявлять на этапе проектирования, необходимо вводить уточняющие коэффициенты. Они формируются исходя из статистики работ по предыдущим проектам. Её можно взять всё из той же из Jira или другого тайм-трекера, которым пользуются в вашей компании. Уточняющий коэффициент будет представлять собой среднестатистические значения в процентном соотношении косвенных работ к объёму общим работам прикладных разработчиков.

В ОТР косвенные работы часто выпадают на плечи платформенных и интеграционных разработчиков, а также системных аналитиков. Поэтому их трудозатраты будут вычисляться по следующей формуле:

Стоит понимать, что в некоторых проектах косвенных работ не будет вовсе. А в иных их будет сильно больше, чем удастся зафиксировать с помощью предложенных формул. Но в среднем будет получаться столько, сколько покажут формулы.

Автоматизация процесса

Все собранные и проанализированные данные мы загнали в Excel. Бизнес-аналитику остаётся лишь выбрать нужные объекты разработки из общего перечня, характер их изменения, уровень сложности и поправочный коэффициент при необходимости.

Например, для жизненного цикла характером изменения может быть «Изменение», сложность — «Средний», а количество — 1. Исходя из заложенных формул, бизнес-аналитик получит значения трудозатрат для выбранного объекта разработки.

На основе статистики из Jira мы уже знаем тарифы человеко-часов. Остаётся лишь подсчитать общие трудозатраты по следующей формуле:

После внесения всех данных бизнес-аналитик получает такой результат:

Для выявления возможных ошибок и неточностей мы собрали статистику по фактическим трудозатратам и сравнили с теми, которые выдавал разработанный калькулятор. Внесли небольшие изменения для точности и тиражировали на другие проекты.

В будущем планируется добавить коэффициенты и показатели, которые позволяют учитывать зрелость проекта, то есть учитывать, что набор и сложность работ у нас разная для проекта который мы только начинаем и того, который уже давно ведем и сопровождаем. Также прорабатываем набор работ и их оценки исходя из возможной вариативности платформенных решений и программных модулей. Это позволит сделать калькулятор ещё точнее.

P.S.

Работа над калькулятором позволила создать и внедрить единую методику оценки плановых трудозатрат. При расчётах учитываются все виды работ, их уровень сложности и возможные критерии вариативности. Ещё на этапе планирования бизнес-аналитик даже начального уровня может выдавать точные расчёты трудозатрат.

Конечно, мы готовы поделиться калькулятором, который можно скачать по ссылке. Будем рады получить обратную связь по результатам его работы.

Источник 📢